Rijksarchief versoepelt nieuw reglement

Het nieuwe bezoekersreglement voor de rijksarchieven dat vanaf 20 juni van kracht moet zijn, wordt al versoepeld nog voor het echt van toepassing is. Dat vernemen we uit verschillende bronnen.

Begin mei liet algemeen rijksarchivaris Karel Velle weten dat in alle studiezalen van de Belgische rijksarchieven vanaf 20 juni a.s. een nieuw bezoekersreglement van kracht is. Met die nieuwe huisregels wil het Rijksarchief zijn dienstverlening verbeteren en “maatregelen nemen inzake de bescherming en beveiliging van archiefdocumenten.” Een maatregel die vooral de genealogen trof, was het totale verbod om in de leeszalen met een persoonlijk digitaal fototoestel opnamen te maken.

De brief van de algemeen rijksarchivaris was nog maar amper verzonden, of vanuit diverse hoeken werd er tot protestacties opgeroepen. Gematigde genealogen vonden dat de Vlaamse Vereniging voor Familiekunde dringend een standpunt ter zake moest innemen om het tij te doen keren. Alhoewel de VVF aanwezig was op een vergadering met de algemeen rijksarchivaris op 20 april, werd toen ten aanzien van de digitale fotografie immers geen stelling genomen.

De stellingname van de VVF kwam er omstreeks 10 mei. Algemeen voorzitter Edgard Seynaeve liet in een brief aan de leden duidelijk verstaan dat er nog een poging zou worden ondernomen om de nieuwe regelgeving enigszins bij te sturen. Hiervoor zou een nieuw gesprek met de algemeen rijksarchivaris plaatsvinden.

In een e-mail van gisteren 6 juni meldt VVF-voorzitter Edgard Seynaeve dat op 2 juni andermaal een gesprek met algemeen rijksarchivaris Karel Velle plaatsvond. Het gesprek met Velle verliep uiterst vlot en de algemeen rijksarchivaris liet weten dat de oorspronkelijke versie van het reglement is afgeschaft en wordt vervangen door een nieuwe tekst. Het maken van opnamen met een persoonlijk digitaal fototoestel wordt onder bepaalde voorwaarden opnieuw toegelaten.

Verduidelijking komt er van Patrick Lamot, adviseur van Marc Verwilghen (VLD) die als minister van Wetenschapsbeleid de rijksarchieven onder zijn bevoegdheid heeft.

De “alternatieve oplossing” zal er o.a. in bestaan (we citeren uit een e-mail van de adviseur):

1. dat de regels inzake reproductierecht in een beknopte “richtlijn betreffende het zelf uitvoeren van fotografische opnamen”van één bladzijde zullen worden samengebracht;
2. dat alle personen die hun persoonlijke camera wensen te gebruiken vanaf 20 juni e.k. – de datum waarop het nieuwe bezoekersreglement in voege treedt – verzocht zullen worden een “verklaring betreffende het zelf uitvoeren van fotografische opnamen” te ondertekenen waarin ze verklaren de richtlijn de hebben gelezen en te zullen naleven enerzijds, en kennis te hebben genomen van de inhoud van het “Tarief” (MB van 23 maart 2005 – BS 21.10.2005), meer bepaald van art. 4, tweede lid en art. 13;
3. dat de bestaande regels van de reproductiepraktijk in het bezoekersreglement zullen worden opgenomen.

Welke gevolgen dit nu concreet heeft voor de genealoog ten velde, zal nader moeten worden onderzocht. Alleszins is het de verdienste van de VVF om via onderhandelingen een opening in dit dossier te hebben gecreëerd en het maken van opnamen met een persoonlijk digitaal fototoestel onder bepaalde voorwaarden terug mogelijk te hebben gemaakt.

Ondertussen circuleert via allerlei kanalen en met name in enkele elektronische fora al de eerste, oorspronkelijke versie van het nieuwe bezoekersreglement dat uiteindelijk dus nooit van kracht zal worden. VVF-Brussel heeft besloten om deze oorspronkelijke tekst niet te publiceren, noch ernaar te verwijzen. Vanuit documentair oogpunt ware dit misschien interessant, maar onder de genealogen zou dit alleen maar tot verwarring leiden.

We geven er dan ook de voorkeur aan om u de definitieve nieuwe tekst aan te bieden zo gauw deze beschikbaar is. Onze contactpersoon in het Rijksarchief te Anderlecht bevestigt dat de tekst zeker deze week door de algemeen rijksarchivaris zal worden verspreid.

Zoals gewoonlijk houden wij u op de hoogte.